Dla każdego przedsiębiorstwa wybór odpowiedniego dostawcy jest decyzją o znaczeniu istotnym lub nawet strategicznym. Zwłaszcza w przypadku firm produkcyjnych, gdzie od dostawców oraz jakości oferowanych przez nich komponentów zależeć będzie finalny produkt, który firma oferuje swoim klientom. W ciągle zmieniającym się otoczeniu wybór odpowiedniej oferty nie jest łatwy, a konsekwencje błędnej decyzji mogą być kosztowne. Tutaj z pomocą przychodzi karta wyboru dostawcy.
Artykuł dostępny jest też w formie podcastu, czyli wersji audio. Znajdziesz go na wszystkich platformach oferujących opcję podcastu łącznie z Youtube.
Czym jest karta wyboru dostawcy?
Karta wyboru dostawcy (z ang. supplier evaluation card) jak sama nazwa wskazuje, jest narzędziem pozwalającym kupującemu rzetelnie ocenić oferty przedstawione przez sprzedawców. Jej celem jest pomoc w określeniu, która oferta zapewnia najlepszy stosunek wartości do ceny, tym samym wspomaga wybór najlepszego dostawcy.
Dobrze przygotowana karta wyboru powinna zawierać odpowiednie kryteria oceny z przypisaną ich wagą procentową i oceną punktową. Przełożą się one na ocenę ważoną, podkreślając tym samym znaczenie każdego obszaru. Kryteria wyboru powinny być opisane już na etapie zapytania ofertowego (wspominałem o tym w RFI, RFP, RFQ – Wyjaśnione w Jednym Artykule), tak aby oferent od samego początku wiedział, na co zwrócić szczególną uwagę. Chcąc pozostać w porządku wobec dostawców, złożone oferty należy oceniać na podstawie kryteriów podanych w zaproszeniu.
Dobrą praktyką jest dostarczenie oferentom wystandaryzowanego szablonu wyceny do wypełnienia. W ten sposób łatwiej jest później porównać oferty bez długotrwałego procesu obliczania i analizy. Szablon wyceny powinien umożliwiać oferentom uwzględnienie wszystkich kosztów związanych z zakupem, przykład takiego szablonu wraz z możliwością pobrania przedstawiłem tutaj.
Kryteria wyboru
Kryteria wyboru będą tak różne, jak różne są procesy zakupowe w danych przedsiębiorstwach i ich kategoriach zakupowych. Przeważnie jednak wyróżniamy dwa główne obszary oceny:
Finansowe
Rekomendowana waga dla części finansowej najcześciej oscyluje w przedziale 50-70%. Czasami mogą zdarzyć się projekty, w których koszt nie jest głównym kryterium wyboru (np. zakupy, w których uzyskany efekt kreacji marketingowej jest najważniejszym kryterium). Pozyskiwanie zasobów wiąże się oczywiście z bezpośrednimi kosztami zakupu, ale również często ze znacznymi kosztami poza zakupowymi, takimi jak:
- Transport
- Instalacja
- Magazynowanie
- Prace konserwacyjne
- Części zamienne i materiały eksploatacyjne
- Licencje
- Szkolenia itp.
Więcej o tym pisałem w artykule Czym jest Analiza TCO.
Dla projektów zakupowych zlecanych przez klienta wewnętrznego istotne jest, aby kryteria wyboru ustalić i ocenić wspólnie.
Jakościowe/merytoryczne
Rekomendowana waga dla części jakościowej/merytorycznej najcześciej oscyluje między 30-50%. Jednak analogicznie jak przy części finansowej “to zależy” od projektu. Wszystkie kryteria wyboru poza kosztowe powinny zostać zawarte w dokumencie zapytania ofertowego, w zależności od zamawianych towarów lub usług będą to:
- Kompleksowość oferty
- Innowacyjność
- Kwestie techniczne i funkcjonalna zdolność do spełnienia wymagań (np. certyfikacje)
- Wsparcie techniczne i usługi posprzedażowe
- Czas realizacji
- Zgodność z wymogami prawnymi i ustawowymi
- Akceptacja proponowanych warunków
- Zadowolenie z wcześniejszej współpracy
- Klasyfikacja ryzyka współpracy
- Społeczna odpowiedzialność przedsiębiorstwa (od ang. corporate social responsibility – CSR)
Przykładowa karta wyboru dostawcy
Na potrzeby tego artykułu przygotowałem przykładową kartę wyboru dostawcy. Dokument jest do pobrania, klikając na poniższy obrazek. Kryteria wyboru rekomenduję dostosować do swoich potrzeb.
Podsumowanie
Częstokroć decyzja o wyborze odpowiedniego dostawcy bywa problematyczna. Nieprzemyślany wybór, może odbić się czkawką przy późniejszej współpracy. W przypadku problemów, kupcy niejednokrotnie musza tłumaczyć się z wyboru dostawcy np. innego niż ten narzucony z góry przez globalny zespół zakupowy. Warto zatem skorzystać z narzędzia jakim jest karta wyboru dostawcy, aby zapewnić sobie klarowne wyjaśnienie naszej decyzji.
Mam nadzieję, że powyższy artykuł był dla Ciebie pomocny i pozwoli na usprawnienie Twoich codziennych obowiązków związanych z wykonywaniem zawodu kupca. Zachęcam do sprawdzenia pozostałych wpisów, oraz zapisania się do newslettera dzięki, któremu będziesz na bieżąco z nowymi wpisami.
- Co oznacza INCOTERMS?
- Jak opracować skuteczną strategię zakupową?
- Outsourcing Zakupów
- Słownik zakupowy (PROEBIZ) – Zakupy operacyjne, strategiczne i e-katalogi
- Jak kupować chłodnictwo?