Czym jest analiza TCO?

Dzisiejszy wpis podobnie jak poprzedni kierowany jest do osób chcący zgłębić swoją wiedzę na temat analizy zakupowej. Wspomniana w tytule metoda TCO cieszy się dużą popularnością wsród doświadczonych kupców, którzy wykorzystują ją do porównania i prześwietlenia ofert przedstawionych przez dostawców.

Artykuł dostępny jest też w formie podcastu, czyli wersji audio.

TCO czyli Total Cost of Ownership (całkowity koszt posiadania) – to metoda, której celem jest identyfikacja, zrozumienie i kwantyfikacja wszystkich faktycznych kosztów związanych z zakupem produktu (lub usługi), w całym okresie jego użytkowania. W rezultacie całkowity koszt posiadania czasami nazywany jest analizą kosztów cyklu życia.

Pozyskiwanie zasobów wiąże się oczywiście z bezpośrednimi kosztami zakupu, ale również często ze znacznymi kosztami poza zakupowymi. W konsekwencji różnica pomiędzy jednym a drugim może być znacząca, zwłaszcza w dłuższym okresie.

Obecnie analiza całkowitego kosztu posiadania wspiera decyzje zakupowe dla szerokiej gamy aktywów. Obejmuje ona w szczególności produkty o znacznych kosztach konserwacji i eksploatacji. Skutkiem tego całkowity koszt posiadania znajduje się w centrum uwagi kupców, którzy stają przed decyzjami o zakupie:

systemów informatycznych
floty samochodowej, samolotowej, etc.
nieruchomości
parku maszynowego
sprzętu laboratoryjnego
sprzętu medycznego

Nie mniej koncepcja TCO jest równie przydatna do szacowania pełnego kosztu posiadania takich dóbr, jak:

umowy o świadczeniu usług
licencje
prawa do patentów lub własność wartości niematerialnych (własność intelektualna, znaki towarowe)

Jak obliczyć TCO?

Całkowity koszt posiadania pozostaje podejściem czysto ekonomicznym i będzie zależny zarówno od danego produktu (usługi), jak i wielkości, priorytetów i branży danej firmy.

W pierwszych krokach powinno się zacząć od określenia przedmiotu analizy i długości jego życia. Oceniając potencjalną inwestycję, przydatne będzie pogrupowanie potencjalnych kosztów danej grupy, a następnie dalsze ich doprecyzowanie w obrębie każdej z kategorii. Należy ocenić wpływ i wagę poszczególnych z nich na finalny koszt przedsięwzięcia.
Oprócz oczywistej początkowej ceny zakupu, do wyliczenia całkowitego kosztu posiadania będą wchodzić między innymi koszty:

pośrednie: transport, opakowanie, opłaty celne, warunki płatności itp.
posiadania: zarządzanie zapasami, koszty amortyzacji itp.
utrzymania: części zamienne, konserwacja, aktualizacje itp.
użytkowania: koszty napraw, eksploatacji, paliwa, składowania, usług itp.
jakościowe: dotrzymanie terminów, niezgodności itp.
nabycia: obsługa działu zakupów, księgowości itp.
szkolenia i edukacji – wewnętrzne oraz dla klientów
środowiskowe: wydatki na usuwanie odpadów, sprzątanie i kontrolę zanieczyszczeń, opłaty za raportowanie „zgodności środowiskowej”
utylizacji: recykling, odsprzedaż, utylizacja

W celu możliwie najlepszego dobrania powyższych kategorii, najlepiej skrupulatnie przeanalizować plany projektu, które powinny obejmować co najmniej wymagania dotyczące zasobów pracy i energii. Warto sprawdzić specyfikacje techniczne maszyn/urządzeń, prześwietlić standardy branżowe oraz skorzystać z doświadczeń innych kupców, a także dostawców.

Jakie są zalety i wady stosowania TCO?

Zalety:

określa całkowity koszt cyklu życia produktu lub usługi
ułatwia wybór oferty i technologii
jest źródłem danych do negocjacji
wymusza identyfikację klucza przy podejmowaniu decyzji zakupowych, zachęca do głębszego zrozumienia i uzasadnienia biznesowego
identyfikuje obszary wymagające dalszej poprawy
wyznacza punkty do optymalizacji kosztów bezpośrednich i pośrednich
pomaga w podejmowaniu decyzji w zakresie outsourcingu
ulepsza długoterminowe wyniki finansowe – ROI (zwrot z inwestycji)
wprowadza standaryzację – kupiec wie jakie dane zbierać i na co uważać
jest wskaźnikiem bieżących kosztów i może posłużyć jako prognoza do budżetowania

Wady:

skupia się jedynie na korzyściach finansowych
ignoruje korzyści wynikające z danego projektu/rozwiązania
może wprowadzać w błąd – wyliczenie kosztów pośrednich wielokroć opiera się na szacunkach i danych historycznych
jest kompleksowym narzędziem, niełatwym do wprowadzenia
zabiera więcej czasu, często przegrywając ze statycznym porównaniem ofert
wymaga większej współpracy między działami biznesowymi

Przykład TCO

Poniżej zamieszczam przykład analizy TCO dla zakupu linii technologicznej. Dla uproszczenia kwoty zostały ujednolicone.

W celu pobrania podanego przykładu dokumentu TCO kliknij na obrazek poniżej:

PODSUMOWANIE

Odejście od zakupów wyłącznie cenowych w kierunku całkowitego kosztu posiadania pomaga w podejmowaniu decyzji i strategicznym pozyskiwaniu aktywów. Jednakże TCO jak każda metoda, ma swoje mocne i słabe strony. Pomoże w uzyskaniu benefitów polegających głównie na założeniach finansowych (oszczędności i koszty, których udało się uniknąć), ale pozostanie zupełnie obojętna na korzyści poza finansowe wynikające z zastosowania danego rozwiązania.

Mam nadzieję, że powyższy artykuł był dla Ciebie pomocny i pozwoli na usprawnienie Twoich codziennych obowiązków związanych z wykonywaniem zawodu kupca.

Zachęcam do sprawdzenia pozostałych wpisów, oraz w przypadku pytań do kontaktu.

Kupcy i eksperci związani z łańcuchem dostaw czytają blogi, żeby szukać inspiracji i rozwijać swoje biznesy. Dlaczego Ty masz tego nie robić? Zapisz się na newsletter, aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach (bez spamu)!