Dzisiejszy wpis kierowany jest do osób na początkowym etapie swojej przygody z zakupami, wspomniana w tytule struktura kosztów jest jednym z podstawowych narzędzi stosowanych do porównania i analizy ofert przedstawionych przez dostawców.
Artykuł dostępny jest też w formie podcastu, czyli wersji audio. Znajdziesz go na wszystkich platformach oferujących opcję podcastu łącznie z Youtube.
Czym jest struktura kosztów?
Każdy projekt wymaga starannego planowania przed jego uruchomieniem. Stworzenie zakresu prac oraz oszacowanie czasu i zasobów niezbędnych do wykonania projektu to istotne elementy procesu planowania. Struktura podziału kosztów (z ang. Cost Breakdown Structure) to podział lub hierarchiczna reprezentacja różnych kosztów w projekcie, o którą będziemy prosić dostawcę przedstawiającego nam ofertę. Struktura podziału kosztów w najprostszej formie wyszczególniać będzie cenę materiałów z wyliczeniem roboczogodzin dla danych specjalistów biorących udział w projekcie.
Jednakże główne składowe uwzględniane w analizie otwartej kalkulacji mogą bardziej złożone (w zależności od projektu) i zawierać między innymi koszty:
- Jednostkowe materiałów i narzut dostawcy (dostawcy często dodają kilka procent do ceny zakupu)
- Robocizny (w tym pracy specjalistów oraz kosztu jednostki czasu procesu produkcyjnego)
- Podwykonawców
- Finansowania (kredyty)
- Inwestycyjne (np. zakup maszyn pod dane zlecenie)
- Opakowań
- Magazynowania
- Transportu
- Odpadów/sprzątania
- Ogólne/inne przewidziane przez dostawcę
W rezultacie wykorzystanie struktury kosztów oferty będzie najbardziej przydatne przy zakupie o złożonym charakterze, np. w projektach inwestycyjnych. Niewątpliwie znajdzie, też swoje zastosowanie przy zakupie większości usług, prac budowlanych, serwisowych, itp.
Struktura kosztów i jej korzyści
Wykorzystanie struktury kosztów pomaga w:
- Efektywnym porównaniu ofert
- Kontroli i rzetelności przedstawionych ofert
- Sprawdzeniu umiejętności dostawcy w zakresie kalkulowania wyceny
- Negocjacji poszczególnych składowych
- Ustaleniu benchmarków rynkowych
Zwróćmy uwagę na poniższe dwa przykłady oferty na budowę serwerowni. Uwaga przedstawione dane są fikcyjne, przygotowane dla lepszego zobrazowania różnic pomiędzy ofertami.
Przykład 1.
Oferta firmy A (Oferta 1) zawiera jedynie informację o finalnym koszcie prac budowlanych, kosztu instalacji i sprzętu. Natomiast wycena firmy B (Oferta 2) precyzuje dokładne wyliczenia dla poszczególnych etapów prac, w tym koszcie projektu, cenach materiałów z wyliczeniem szacowanego zużycia kompletów, m2, metrów bierzących, sztuk stolarki budowlanej, na koszcie sprzątania kończąc.
Przykład 2.
Drugi przykład pokazuje dwie oferty z przedstawioną struktura kosztów. W tym przypadku mamy sytuację gdzie dostawcy w obydwu przypadkach przedstawili strukturę kosztów, co pozwala nam na dokładne porównanie cen poszczególnych składowych. Co więcej, zaznaczone na czerwono pozycje, wskazują na odchylenia w założeniach ilościowych. Powinno to zwrócić naszą uwagę, być może któryś z dostawców popełnił błąd w pomiarach?
Nierzetelni dostawcy chętnie zatają ukryte składowe, dlatego specjaliści zakupowi już na etapie zapytania ofertowego często predefiniują parametry, których będą oczekiwać od oferentów podczas konkursu ofert.
Podsumowanie
Reasumując, wykorzystanie otwartych kalkulacji jest powszechnie stosowane przez doświadczonych kupców. Jednakże na początku naszej kariery zawodowej możemy nie być do końca świadomi korzyści płynących z wykorzystania tego stosunkowo prostego narzędzia zakupowego. Mam nadzieję, że powyższy artykuł był dla Ciebie pomocny i pozwoli na usprawnienie Twoich codziennych obowiązków związanych z wykonywaniem zawodu kupca.
Zachęcam do sprawdzenia pozostałych wpisów, oraz w przypadku pytań do kontaktu.
- Co oznacza INCOTERMS?
- Jak opracować skuteczną strategię zakupową?
- Outsourcing Zakupów
- Słownik zakupowy (PROEBIZ) – Zakupy operacyjne, strategiczne i e-katalogi
- Jak kupować chłodnictwo?
Kupcy i eksperci związani z łańcuchem dostaw czytają blogi, żeby szukać inspiracji i rozwijać swoje biznesy. Dlaczego Ty masz tego nie robić? Zapisz się na newsletter, aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach (bez spamu)!
