RFI, RFP, RFQ – Wyjaśnione w Jednym Artykule

Nie jestem wyjątkiem, prawdopodobnie jak większość z was (kupców) do zakupów trafiłem zupełnie przypadkiem. Tym samym początkowo nie znałem żadnych pojęć, analiz czy teorii stojących za wykonywaniem swojej pracy. Pamiętam jak dziś, gdy na jednym z ogłoszeń o pracę natrafiłem na pojęcie RFQ, pomyślałem wówczas, cóż to takiego? Zaciekawiony nowym odkryciem, szukając w internecie informacji, odnalazłem jeszcze kolejne skróty (RFI, RFP), których znaczenia nie rozumiałem. Jak się okazało, są to prawdopodobnie najbardziej podstawowe narzędzia w pracy “zakupowca”.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym dokładnie są dokumenty RFI, RFP i RFQ?
• W jaki sposób są ze sobą powiązane?
• Co jest celem każdego z dokumentów?
• Jak wybrać odpowiedni dokument?
• Jak napisać RFx?

Gorąco zachęcam do lektury, jeżeli z jakichś względów nie masz w tej chwili na nią czasu, poniżej przygotowałem krótkie streszczenie.

RFx w skrócie…

RFx, tak najczęściej określa się zestaw tych trzech pojęć, to nic innego jak REQUEST FOR “x”, czyli w zależności od potrzeby PROŚBA O:

• Informację – RFI (Request for information)
• Propozycję – RFP (Request for proposal)
• Wycenę/ofertę – RFQ (Request for quotation)

Na pierwszy rzut oka, różnice pomiędzy dokumentami wydają się nieznaczne. Jednakże każdy z nich odgrywa inną rolę w procesie zakupowym. Jak zatem zdecydować, którego z dokumentów RFx należy użyć? Wszystko sprowadza się do tego, co próbujesz osiągnąć. Poniżej znajdziesz zestawienie najpotrzebniejszych informacji:

W jaki sposób RFI/RFP/RFQ są ze sobą powiązane? 

Podstawowym celem każdego z dokumentów RFx jest pomoc w wyborze idealnego dostawcy.

Wszystkie trzy używane są przez kupców na całym świecie. Ich zadaniem jest stworzenie usystematyzowanego, przejrzystego i zarazem sprawiedliwego procesu zakupowego. Pomagają w jednoczesnym ograniczaniu ryzyka i unikaniu kosztów. Dzięki nim zarówno obecni, jak i potencjalni dostawcy, mają szansę stać się „preferowanym” partnerem dla naszego przedsiębiorstwa.

Od czego zacząć?

Na wstępnym etapie procesu zakupowego przeważnie zaczynamy od prośby o informację (RFI) celem zebrania podstawowej wiedzy na temat swoich potencjalnych dostawców i zbadania rynku. Dopiero w kolejnych etapach sięgniemy po zapytanie o propozycję czy ofertę. Każdy z dokumentów, należy traktować jako niezależne narzędzie zakupowe. Z doświadczenia jednak wiem, że lubimy łączyć dwa w jednym. Pod presją czasu, wysyłamy do dostawców jeden masywny dokument z prośbą o wszystko. Dla jasności, w tej kwestii ja też nie pozostaję bez winy. Nie mniej, takie podejście w mojej opinii jest błędne, gdyż wprowadza niepotrzebne zamieszanie i rozbija cały proces.

Chcąc otrzymać to, na czym nam zależy oraz uniknąć niepowodzeń, w pierwszej kolejności powinniśmy odpowiedzieć sobie na następujące pytania, czy:

• Wiem, czego dokładnie szukam?
• Potrzebuję, aby dostawcy pomogli rozwiązać mi mój problem?
• Mam preferowaną listę dostawców?
• Wiem jakie pytania zadać sprzedawcy? I jaki powinien być poziom ich szczegółowości?
• Znam zakres projektu, wraz z niuansami technicznymi?

W celu uzyskania odpowiedzi na te pytania powinniśmy, także przeprowadzić wewnętrzne RFI do osób zaangażowanych w projekt po naszej stronie. Zapisz się do poniższego newslettera, aby otrzymać bezpłatny dokument z dodatkowymi pytaniami, aby uniknąć późniejszych niedomówień.

Prośba o informację -RFI- Request for information

Prośba o informację RFI jest tak wstępnym dokumentem używanym do rozpoznania rynku. Wysyłamy go na etapie budowania bazy dostawców lub poszerzania obecnej.

Ponieważ RFI jest dokumentem wyjaśniającym, należy zadawać pytania zamknięte, jak i otwarte. Idealne, jeśli jesteśmy na wczesnym etapie procesu zakupu lub mamy niejasne wymagania dotyczące projektu. RFI jest podstawą do wprowadzenia zarządzania dostawcami i daje ogólny przegląd dostępnych opcji. Wysyłając RFI do szerszej listy potencjalnych dostawców, w stosunkowo niedługim czasie uzyskamy odpowiedzi, które posłużą do stworzenia skutecznego zapytania ofertowego (RFP/Q).

Jak napisać RFI?

Zacznij od podania respondentom kontekstu celu. Powiedz im, kim i z jakiej firmy jesteś oraz jakie informacje masz nadzieję uzyskać.

Na przykład jesteś kupcem z firmy X z branży kosmetycznej, która posiada sieć butików na terenie Polski. Chcesz wprowadzić system liczenia klientów w sklepach, chcąc ustalić ilość odwiedzających i konwersję sprzedaży. Obecnie nie posiadasz tego typu danych, a na przyszły rok planujesz zmianę strategii marketingowej. System pozwoli Ci zmierzyć rezultaty kampanii. Na podstawie tego scenariusza oto kilka pytań, które możesz zadać:

Podstawowe:

• Dane kontaktowe
• Struktura Organizacyjna
• Liczba i kwalifikacje pracowników
• Sytuacja prawno – finansowa (KRS, rachunek zysków i strat)
• Liczba aktualnie realizowanych projektów wraz z ich szacunkową wartością
• Referencje ze zrealizowanych projektów (kontakt do osób zaangażowanych)

Produktowo-usługowe:

• Park maszynowy
• Posiadane technologie i planowane inwestycje
• Certyfikaty
• System kontroli jakości
• Dział R&D – badania i rozwój
• Struktura kosztów produktu
• Optymalizacja kosztów wytwarzania
• Otwartość na dzielenie się wiedza i oszczędnościami
• Zarządzanie ryzykiem
• Proces postępowania w przypadku niezgodności
• Kontrola dostawców i ich poddostawców
• Łańcuch dostaw – sposoby jego zabezpieczenia?

Etyczno-społeczne:

• Kodeks Etyczny
• Społeczna odpowiedzialność biznesu – CSR (np. zrównoważony rozwój, ilość pracowników z niepełnosprawnością)
• Rozwój i szkolenie pracowników
• Podejście do współpracy z partnerami biznesowymi

Otwarte:

• Jakie technologie zliczania klientów uważasz za najlepsze i dlaczego?
• Sprzęt którego producenta zliczarek, charakteryzuje się najlepsza dokładności i w jaki sposób dokonuje pomiarów?
• Jak śledzić ścieżkę poruszania się klienta po sklepie?
• Jak efektywnie mierzyć współczynnik konwersji?
• Jakie czynniki, Twoim zdaniem należy wziąć pod uwagę w celu efektywnej integracji między systemami? Czy są jakieś ograniczenia, o których powinniśmy wiedzieć?
• Twoje sugestie w sprawie rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy implementacji tego typu systemu.

RFI jest szczególnie przydatne, jeśli nie mamy doświadczenia w zakupie danej usługi. Odpowiedzi od potencjalnych dostawców pomogą nam wyselekcjonować najlepszych i najbardziej zainteresowanych współpracą. Ponadto przy stosunkowo krótkim nakładzie czasu włożonym z każdej ze stron, uzyskamy ogrom wiedzy, potrzebny do prawidłowego przeprowadzenia zapytania ofertowego.

W dobie wszechobecnej optymalizacji i automatyzacji, firmy coraz częściej korzystają z elektronicznych formularzy internetowych lub platform zakupowych, w których zainteresowany współpracą dostawca samodzielnie wypełnia poszczególne pola wymagane przy rejestracji. Jeżeli pracujesz w dużej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku, z pewnością spotykasz się na co dzień z telefonami i wiadomościami od sprzedawców, chcących przedstawić swoją ofertę. Niestety takie praktyki skutecznie wybiją z wykonywania bieżących obowiązków, tym samym wprowadzenie takiego narzędzia pozwala zaoszczędzić odrobinę czasu.

Prośba o propozycję -RFP- Request for proposal

RFP stosowane jest przy zakupach skomplikowanych usług i niestandardowych produktów. Do grupy dostawców (z podpisaną umową o zachowaniu poufności – NDA), wysyłamy dokument zawierający opis potrzeby biznesowej z oczekiwanym rezultatem jej rozwiązania. Nasi dostawcy, wykorzystując wiedzę i dostępne technologie, przedstawiają swoją unikatową propozycję wraz z estymacją kosztów. Otrzymujemy w ten sposób różne strategie dotyczące rozwiązania tego samego zagadnienia, których wcześniej mogliśmy nie brać pod uwagę.

Jak napisać RFP?

Aby wszystko dobrze zagrało, należy udostępnić dostawcy jak najwięcej informacji na temat potrzeby, oczekiwań i wewnętrznych wymagań procesowych. Powinniśmy wykazać się otwartością na zaproponowane rozwiązania oraz gotowością do dalszej współpracy. Co prawda nie jesteśmy zobligowani do zakupu. Należy jednak pamiętać, że sprzedawca poświęcił czas i nierzadko środki finansowe, aby przygotować dla nas idealną propozycję. W dobrze napisanym RFP nie może zabraknąć trafnie zadanych pytań i dokładnych kryteriów wyboru oferty, aby sprzedawcy wiedzieli, na co zwrócić szczególną uwagę. W tym przypadku rzadko będziemy porównywać “jabłko do jabłka”, wobec tego cena nie może być jedynym kryterium wyboru.

Wykorzystajmy wcześniej podany przykład firmy X posiadającej sieć butików zlokalizowanych na terenie Polski. Firma planuje zmianę strategii marketingowej, zdecydowała się zlecić to zadanie “na zewnątrz”. Kupcy do przygotowania zapytania wykorzystają dokument RFP.

Zakładając, iż bazę dostawców wyselekcjonowano już wcześniej, nie ma potrzeby ponownego przedstawiania firmy. W celu przygotowania dokumentu należy jednak określić:

Cele i zakres usługi/projektu

Na wstępie krótko przedstawmy projekt, aby dostawcy od razu mogli zdecydować, czy będą zainteresowani. W tym przypadku mowa o zaplanowaniu nowej strategii marketingowej, w celu przyciągnięcia większej liczby klientów do naszych sklepów.

Obecny stan sytuacji

Podajemy ilość posiadanych sklepów, rodzaju asortymentu, oraz wykorzystane rozwiązania techniczne (np. markę terminali, wykupione licencje). Warto opisać swoją pozycję na rynku i wskazać bezpośrednich konkurentów. Dodatkowo powinniśmy wyszczególnić dotychczasowe działania marketingowe (kampanie, promocje, eventy, kanały promocji), oraz jakie osiągnęliśmy rezultaty.

Oczekiwany rezultat

Musimy jasno zakomunikować nasze oczekiwania. W tym celu możemy posłużyć się listą kontrolną. Dzięki niej sprzedawcy będą wiedzieli co przygotować, aby ich propozycja była w ogolę brana pod uwagę. Dla przykładu propozycja powinna uwzględniać:

• Opis kampanii marketingowej
• Zmianę strony internetowej
• Otwarcie konta na Instagramie
• Optymalizację SEO
• Zarządzanie projektem i kontami
• Strategię publikowanych treści
• Copywriting
• Propozycję grafiki
• Zaplanowanie jednorazowych eventów w wybranych lokalizacjach
• Inne (w zależności od zapotrzebowania)

Przewidziany harmonogram zapytania i termin realizacji

Daty kalendarzowe dotyczące przebiegu projektu, w tym:

• Rozpoczęcie zapytania
• Przewidziany czas na przygotowanie pytań
• Ilość czasu na stworzenie oferty
• Termin złożenia wstępnej propozycji
• Spotkania z dostawcami
• Czas przewidziany na ewentualne poprawki
• Data złożenia finalnej propozycji
• Ogłoszenie wyników

Dodatkowo w zapytaniu musimy uwzględnić nasze oczekiwania w kwestii czasu wykonania projektu. Komunikujemy dostawcy w ciągu ilu miesięcy ma się odbyć wdrożenie, oprócz tego określając też czas trwania samej akcji.

Elementy, które muszą zostać zawarte w propozycji

Dokładny zakres prac, czyli jakie elementy merytoryczne koniecznie musi uwzględniać oferta przetargowa:

• Opracowanie zarysu strategii komunikacji
• Użycie konkretnych narzędzi
• Wykorzystanie określonych mediów społecznościowych
• Współpracę z konkretnymi influencerami
• Obecność na konkretnym wydarzeniu branżowym
• Kosztorys projektu z podaniem stawki za godzinę pracy wybranych specjalistów
• Przykład pracy wykonanej dla innych klientów

Przewidywane trudności

W tym miejscu należy przedstawić wszelkie przeszkody, które mogą utrudnić wykonanie projektu na czas. Mogą to być ograniczenia technologiczne, ograniczone zasoby ludzkie lub problem z kodem źródłowym strony internetowej.

Kryteria wyboru/oceny

Określenie swoich oczekiwań pomoże w łatwiejszym wytypowaniu dostawców, którzy ich nie spełniają oraz trafne wyselekcjonowanie zwycięzcy. W porozumieniu ze swoim zespołem należy ustalić kryteria (określając wagi poszczególnych), które w największym stopniu będą decydować o wyborze danej propozycji. Poniżej przykład:

• Innowacyjność/kreacja – 40%
• Cena – 30%
• Doświadczenie i referencje – 10%
• Podejście CSR lub EKO – 10%
• Czas realizacji – 10%

Budżet

W przypadku dokumentu RFP, gdy zdajemy się na propozycję dostawcy, musimy przynajmniej w podstawowym przedziale zakreślić sprzedawcy nasz budżet projektowy.

Prośba o ofertę -RFQ- Request for quotation

Zapytanie ofertowe RFQ jest najbardziej precyzyjnym dokumentem, ze wszystkich trzech tutaj omawianych. Zawiera szczegółowe specyfikacje, wymagania ilościowe, jak również warunki formalne przygotowane przez kupującego.

W przeciwieństwie do RFP, które pozwala dostawcy na elastyczności i sugerowanie kreatywnych rozwiązań, kupiec wykorzystujący zapytanie ofertowe nie szuka kreatywności. Oczekuje, iż dostawca wyceni konkretną usługę lub produkty na podstawie wcześniej narzuconych z góry warunków. Zazwyczaj zapytanie ofertowe zawiera tabelę z ilością poszczególnych pozycji do wyceny (w przypadku przedmiotów) lub strukturą kosztów dla usługi.

Co dokładnie musi zawierać RFQ?

• Informację o tym, kto jest zamawiającym
• Specyfikację techniczną (DLA PRZEDMIOTU)
• Opis celu i oczekiwanych rezultatów (DLA USŁUGI)
• Wielkość zapotrzebowania
• Strukturę kosztów (Cost break-down)
• Termin dostawy/harmonogram wdrożenia
• Kryteria wyboru wraz z wagą poszczególnych z nich
• Jeżeli proces poprzedziliśmy RFI i RFP to wszystkie wcześniej zebrane informacje

Przykład RFQ

Dla konsekwencji zostańmy przy scenariuszu przytoczonym wcześniej. Zbadaliśmy rynek dostawców oferujących rozwiązania do liczenia klientów. Wiemy, na co zwrócić uwagę, jakie zadać pytania, oraz które z firm spełniające nasz wymagania będą potencjalnie zainteresowane współpracą.

Opisujemy potrzebę – czyli wprowadzenie systemu zliczania klientów w sieci butików zlokalizowanych na terenie Polski. W skład zapytania wchodzi zakup zliczarek wraz z ich montażem, oraz integracją systemu dostawcy z istniejącym w naszej organizacji. Podajemy harmonogram wdrożenia dla poszczególnych sklepów (w tym przypadku będzie to kluczowe, ze względu na wcześniejszą awizację ekip instalacyjnych), wraz z określeniem wymaganego zaangażowania każdej strony oraz osoby odpowiedzialnej dla każdego zadania. Ustalamy SLA (jakości usług – w tym przypadku dokładność liczenia na poziomie 98%, definicję i procedurę zgłaszania błędów, maksymalne gwarantowane czasy reakcji i usunięcia usterek, kary za przekroczenie czasu reakcji/usunięcia błędu). Dodatkowo wskazujemy rodzaj licencji wraz z rodzajem raportów, które będą nas interesowały.

Określamy pozycje do wycenienia przez dostawcę:

• Rodzaj i ilość urządzeń – w tym przypadku kamer termowizyjnych oraz wszelkiego rodzaju akcesoriów potrzebnych do ich uruchomienia (zasilacze, sterowniki, okablowanie itp.)
• Koszt instalacji per lokalizacja (cena montażu, dojazdu, ewentualnych noclegów itp.)
• Cena licencji wraz z ewentualnymi kosztami aktualizacji
• Koszt analizy przed wdrożeniowej
• Projekt techniczny z poprawkami
• Cena instalacji aplikacji
• Stawka szkoleniowa
• Kwota wsparcia technicznego i dokumentacji
• Stawki godzinowe dla wybranych specjalistów
• Opłata za dostęp do kodów źródłowych i zgodę na ich ewentualne modyfikacje przez nas lub trzecią stronę

Dodatkowo musimy zadbać o:

• Szczegółowe zapisy dotyczące praw autorskich
• Zasady dostępu do kodów źródłowych
• Zgoda na modyfikacje kodu
• Harmonogram płatności: przedpłata za każdy zrealizowany etap (np. analiza przedwdrożeniowa; projekt techniczny; szkolenie; wdrożenie; itp.) finalne np. 10% za ostateczne uruchomienie.
• Okres gwarancji

Podsumowanie

Reasumując mam nadzieję, że przygotowane opracowanie pomoże wam zrozumieć różnice w poszczególnych dokumentach. Jeżeli miałbym wybrać najważniejszy z nich, to wskazałbym na RFI. Zbudowanie zaufanej bazy dostawców, spełniającej wszystkie nasze wymagania i chętnej do współpracy, ogranicza niedomówienia i problemy na późniejszych etapach zakupowych.

Pamiętajcie, że wyżej przytoczone przykłady są jedynie propozycją z mojej strony. Każdy projekt należy traktować indywidualnie. Zatem zaproponowane rozwiązania, pytania i przykłady mogą różnić się w zależności od danego postępowania zakupowego. W przypadku uwag lub sugestii jestem otwarty na propozycje z waszej strony, zapraszam do dyskusji i kontaktu.

Przy okazji zachęcam do zapoznania się z listą pięciu kroków do lepszego zrozumienia profesjonalnych zakupów.

• Co oznacza INCOTERMS?
• Jak opracować skuteczną strategię zakupową?
• Outsourcing Zakupów
• Słownik zakupowy (PROEBIZ) – Zakupy operacyjne, strategiczne i e-katalogi
• Jak kupować chłodnictwo?

Kupcy i eksperci związani z łańcuchem dostaw czytają blogi, żeby szukać inspiracji i rozwijać swoje biznesy. Dlaczego Ty masz tego nie robić? Zapisz się na newsletter aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach (bez spamu)!