Niejednokrotnie wspominając w sytuacjach towarzyskich, iż zawodowo zajmuję się zakupami, mogłem wyczytać na twarzy mojego rozmówcy zdziwienie pomieszane z konsternacją. Nic dziwnego, gdyż zakupy wydają się nam być czymś oczywistym, przecież towarzyszą nam wszystkim w codziennym życiu. Jednakże sprawa komplikuje się wprost proporcjonalnie do kwoty wydawanych pieniędzy oraz złożoności kupowanych dóbr lub usług.
Profesjonalne zakupy firmowe odgrywają szalenie ważną rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Ich prawidłowe zarządzanie wpływa na wynik finansowy firmy i przyczynia się do zwiększenia przewagi konkurencyjnej na tle oponentów rynkowych. Niestety pomimo swojej strategicznej roli, nierzadko działy zakupów są marginalizowane. Czego główną przyczyną jest brak zrozumienia pośród pozostałych dywizji firmowych oraz luki w umiejętnościach samych specjalistów.
W celu zwiększenia świadomości zapoznaj się z moją listą 5 podstawowych kroków do lepszego zrozumienia profesjonalnych zakupów.
Artykuł dostępny jest też w formie podcastu, czyli wersji audio. Znajdziesz go na wszystkich platformach streamingowych łącznie z Youtube. :
1. Zakupy definicja
Nie ma jednej konkretnej powszechnie obowiązującej definicji profesjonalnych zakupów. Zazwyczaj określa się je jako zespół działań mających na celu pozyskanie produktów, materiałów, komponentów lub usług w celu ich wykorzystania na potrzeby funkcjonowania przedsiębiorstwa, do produkcji własnych produktów lub dalszej odsprzedaży (Lyssons). W nieco innym spojrzeniu zakupy stanowią wsparcie do realizacji celów operacyjnych i strategicznych organizacji poprzez zewnętrzne nabywanie dóbr (Fung).
Tak czy inaczej, działy zakupów we współczesnych firmach muszą mierzyć się z wieloma trudnościami, pełniąc wielozadaniowe funkcje. Od znalezienia odpowiednich źródeł zaopatrzenia, poprzez kreowanie strategii zakupowych, negocjacje, kontraktowanie czy finalnie kontrolę dostaw wraz z doglądaniem przepływu faktur.
2. Zakupy operacyjne vs strategiczne
Wspomniana powyżej kompleksowość procesu zakupowego, naturalnie wymusiła podział poszczególnych etapów pracy zakupowej na dwie grupy działań. Stąd też, zakupy dzielimy na operacyjne i strategiczne.
ZAKUPY OPERACYJNE zazwyczaj określane są działem zaopatrzenia lub z angielskiego Purchasing. Ich rolą jest planowanie i kontrola stanów magazynowych dbając o zapewnienie poziomów minimalnych. Wystawianie zamówień do dostawców wykorzystując w tym celu systemy ERP lub platformy zakupowe. Działy zakupów operacyjnych dbają również o monitorowanie dostawców sprawdzając, czy spełniają uzgodnione wcześniej warunki handlowe – czasy realizacji, jakość produktów, oraz dokładność dostawy. Nie zawsze choć stosunkowo często odpowiadają za przyjęcie towaru i zgłaszając ewentualne reklamacje. Finalnie dbają o prawidłowy przebieg dokumentów, w tym sprawdzenie i opisanie faktur.
Pracowników operacyjnych działów zakupów najczęściej nazywamy:
- Specjalistami ds. zakupów/zaopatrzenia
- Specjalistami ds. postępowań zakupowych
- Pracownikami w dziale zakupów lub zapasu
- Zaopatrzeniowcami
ZAKUPY STRATEGICZNE nazywane w nomenklaturze angielskiej działem Procurement lub Sourcing, w głównej mierze odpowiadają za “zarządzanie zakupami”. Czyli wyznaczanie odpowiednich strategii zakupowych dla danych kategorii, wykorzystując do tego różnorodne metody i narzędzia. Analizy jakości, ryzyka czy TCO, struktury kosztów, e-narzędzia, outsourcing, a także zarządzanie i rozwój dostawców. Do podstawowych obowiązków działów strategicznych wlicza się także przygotowanie i przeprowadzenie zapytań ofertowych nazywanych również przetargami. Określenie “przetarg” częściej spotykane jest w jednostkach administracji państwowej, które podlegają pod prawo zamówień publicznych. Choć prywatne firmy, równie często posługują się tym terminem. Osoby pracujące w działach zakupów strategicznych częściej nazywane są:
- Kupcami (Buyer)
- Specjalistami ds. Sourcingu
- Kierownikami kategorii (Category Manager),
- Koordynatorami zakupów
Zagadnienie opisałem dokładniej w oddzielnym wpisie.
3. Kategorie pośrednie i bezpośrednie
W celu ułatwienia kontroli nad wydatkami, poszczególne zakupy dzielimy na kategorie. Te natomiast przypisane są do dwóch podstawowych obszarów:
Zakupy bezpośrednie (z ang. direct) – to zakupy materiałów, komponentów lub usług, jak sama nazwa wskazuje bezpośrednio wykorzystywanych na potrzeby produkcji lub usług stanowiących trzon funkcjonowania przedsiębiorstwa. Między innymi będą to surowce/materiały, części maszynowe, komponenty do produkcji np. jedzenia lub kosmetyków, ewentualnie podwykonawstwo usług produkcyjnych.
Zakupy pośrednie (z ang. indirect) – to zakup usług, materiałów lub mediów na poczet prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa i zaspokojenia potrzeb pracowników. Do tej kategorii należeć będą wszelkiego rodzaju materiały biurowe, usługi specjalistyczne (sprzątnie, ochrona, remonty), media (prąd, internet, gaz, woda), ale również podróże służbowe, eventy, gadżety, usługi marketingowe czy sprzęt IT .
Powyższy przykład jest jedną z możliwych opcji, a nie regułą. Podział kategorii może być różny w zależności od profilu działalności organizacji. To co dla części firm będzie stanowić zakup przypisany do kategorii bezpośrednich, dla innych może być zakupem pośrednim i na odwrót.
4. Rola zakupów w przedsiębiorstwie i jej wpływ na rezultat finansowy
Umieć dobrze kupić jest tak samo ważną sprawą jak dobrze wyprodukować lub dobrze sprzedać. (H. Fayol)
Obecne komórki zakupowe coraz częściej przechodzą transformację ze wspomnianych wcześniej funkcji operacyjnych na strategiczne i stają się ważnym partnerem biznesowym dla pozostałych działów firmowych. Lubimy mówić, że dostarczamy dodatkową wartość, budując partnerskie relacje z naszymi największymi dostawcami. Zachowując zasadę win-win wypracowujemy wspólne rozwiązania, pozwalające na osiągnięcie znaczących korzyści dla obydwu stron. Nie mniej, wszystkie te działania mają niezmiennie jeden wspólny mianownik – osiąganie oszczędności (najlepiej przy utrzymaniu lub zwiększeniu dotychczasowej jakości).
Dlatego dla zobrazowania istotnej roli działu zakupów, przytoczę następujący przykład:
W dużym uproszczeniu firma XYZ roczne:
- Sprzedaje towary o wartości 2,4 mln PLN (10% tej kwoty stanowi zysk)
- Kupuje materiały o wartości 1,2 mln PLN
Dział zakupów w wyniku konsolidacji dostawców na jednej z grup asortymentowych uzyskał 5% oszczędności (w skali roku) czyli 60 kPLN. Kwota ta jest czystym dodatkowym zyskiem dla firmy.
Aby osiągnąć ten sam wynik (60 kPLN dodatkowego zysku), dział sprzedaży musiałby sprzedać towary o łącznej wartości 3 mln PLN – zatem zwiększyć sprzedaż o 25% (600 kPLN).
Osiągnięcie takiego wzrostu sprzedaży wydaje się być nie lada wyzwaniem, natomiast 5% oszczędności przy odpowiedniej strategii jest jak najbardziej możliwe do osiągnięcia. Oczywiście to wszystko “zależy” od bardzo wielu różnych czynników. Nie mniej, powyższy przykład jednoznacznie wskazuje, że działy zakupów powinny być traktowane poważnie i nie są jedynie “tymi od wstawiania zamówień”.
5. Blog profesjonalnezakupy.pl
W odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku, wynikające ze stosunkowo małej ilości miejsc do zdobywania wiedzy zakupowej, postanowiłem otworzyć bloga – profesjonalne zakupy. Moim celem jest propagowanie wiedzy, aby pomóc nowym adeptom (ale nie tylko) działów zakupów zdobyć umiejętności do poprawy ich codziennej pracy. W przystępny sposób postaram się wyjaśnić poszczególne zagadnienia, bazując na wiedzy wyniesionej z mojego doświadczenia jako kupca i konsultanta w firmie zajmującej się doradztwem zakupowym. Istnieje duża szansa, iż kilku moich kolegów po fachu, też od czasu do czasu opublikuje tu swoje wpisy. Zachęcam do śledzenia i zapisania się do newslettera (po zapisaniu się do listy mailowej otrzymujesz bonus w postaci dokumentu z listą kontrolną dla nowego postępowania zakupowego). Natomiast jeżeli potrzebujesz wsparcia lub masz dodatkowe pytania, zapraszam do kontaktu.
Powyższy artykuł był dla Ciebie pomocny? Zachęcam do sprawdzenia pozostałych wpisów:
