Artykuł dostępny jest też w formie podcastu, czyli wersji audio oraz wideo. Znajdziesz go na wszystkich platformach oferujących opcję podcastu.
W ostatnich kilkunastu latach rozwój outsourcingu procesów biznesowych (BPO) zmienił funkcjonowanie wielu firm. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przekazanie obowiązków, procesów lub całych operacji biznesowych stronom trzecim. Równocześnie, także branża BPO dostosowała się, tak aby oferować jak najszerszy zakres usług dla swoich klientów.
W zakupach proces ten przebiegał analogicznie. W pierwszej kolejności przekazano procesy związane z zakupami operacyjnymi. Czyli te stosunkowo mniej skomplikowane i powtarzalne, wymagające od realizatorów nieco mniejszych kompetencji. Mowa tutaj głównie o uzupełnianiu stanów magazynowych przez wystawianie zamówień do dostawców, nadzór nad transportem i dostarczeniem towaru. Ponad to zarządzanie fakturami, czy monitorowanie jakości i terminowości realizacji zamówień przez kontrahentów.
Dopiero w drugiej kolejności nastąpił outsourcing strategicznych działań zakupowych. W szczególności przejęcie prowadzenia specjalistycznych postępowań zakupowych, negocjacje i wybór dostawców, negocjowanie umów, zarządzanie dostawcami, oraz definiowanie strategi zakupowych.
Co rozumiemy przez outsourcing w kontekście zakupów?
Przede wszystkim outsourcing zakupów to przeniesienie określonych kluczowych działań zakupowych związanych z zaopatrzeniem i zarządzaniem dostawcami na stronę trzecią. Intencją tego typu działań przeważnie jest zmniejszenie kosztów operacyjnych lub udrożnienie zasobów i koncentracja firmy na jej kluczowych aspektach biznesowych. Częściej przekazywane pod skrzydła BPO są zakupy z grupy kategorii pośrednich (INDIRECT).
Przedsiębiorstwa często posiadają wewnętrzny dział zakupów, ale decydują się na dodatkowe wsparcie w określonych obszarach lub kategoriach. Zewnętrzne zespoły zakupowe umożliwiają firmom natychmiastowe korzystanie ze wsparcia i wiedzy doświadczonych konsultantów. Pozwala to uniknąć tworzenia dodatkowego wewnętrznego zespołu, oraz czasu potrzebnego na zorganizowanie jego procesów i wiedzy.
Z pewnością outsourcing zakupów jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które nie mają wewnętrznych kompetencji, a chcą szybko skorzystać z działań i kompetencji zakupowych.
Zewnętrzni konsultanci lub firmy specjalizujące się w BPO, będą również posiadały dostęp do bardzo przydatnych narzędzi zakupowych, miedzy innymi platform zakupowych.
Jakie działania zakupowe zlecić na zewnątrz?
Zgodnie z wcześniej wspomnianymi, zlecić można właściwie wszystkie obszary procesów zakupowych zarówno z ramienia zakupów strategicznych jak i operacyjnych, w tym:
- Badanie rynku (benchmarking oraz sprawdzanie trendów)
- Analiza wydatków
- Kreowanie strategii dla danych kategorii zakupowych
- Wyszukiwanie potencjalnych dostawców
- Tworzenie preferowanej listy partnerów biznesowych
- Przygotowanie i przeprowadzenie konkursów ofert
- Przyjmowanie i ocena ofert
- Negocjacje i wybór odpowiedniego dostawcy
- Opracowywanie i zarządzanie umowami
- Zarządzanie relacjami z dostawcami
- Planowanie i kontrola stanów magazynowych
- Wystawianie zamówień do dostawców (wykorzystując w tym celu systemy ERP lub platformy zakupowe)
- Monitorowanie dostawców sprawdzając – czasy realizacji, jakość produktów, oraz dokładność dostawy
- Zgłaszanie ewentualnych reklamacji
- Dbanie o prawidłowy przebieg dokumentów
- Płatności, oraz sprawdzenie i opisanie faktur
Niewątpliwie w dobie pandemii większość wyżej wymienionych działań może odbywać się zdalnie, aczkolwiek część z nich będzie wymagać obecność konsultanta na miejscu (zwłaszcza czynności operacyjne).
Podsumowanie
Bez wątpienia wiele firm postrzega outsourcing procesów zakupowych jako porównywalny z outsourcingiem funkcji prawnych lub IT, może to więc być sposób na szybkie wsparcie zapewniające ulepszenie istniejących systemów i procesów, oraz sposób na redukcję kosztów lub uniknięcie niepotrzebnych wydatków wynikających z niewiedzy.
Niewątpliwie outsourcing umożliwia również biznesowi dostęp do wysoko wykwalifikowanych ekspertów ds. zakupów, którzy posiadają rozległą i odpowiednią sieć kontaktów wsród dostawców. Godnym uwagi jest fakt, iż konsultanci będą nastawieni na wyniki i całkowicie skoncentrowani na dostarczaniu konkretnych rezultatów.
Jako, że przez kilka lat pracowałem jako konsultant zakupowy, oraz specjalizuję się w zakupach z kategorii pośrednich, w przypadku zainteresowania współpraca zachęcam do kontaktu. Z pewnością pomogę!
Powyższy artykuł był dla Ciebie pomocny? Zachęcam do sprawdzenia pozostałych wpisów:
- Co oznacza INCOTERMS?
- Jak opracować skuteczną strategię zakupową?
- Outsourcing Zakupów
- Słownik zakupowy (PROEBIZ) – Zakupy operacyjne, strategiczne i e-katalogi
- Jak kupować chłodnictwo?
Kupcy i eksperci związani z łańcuchem dostaw czytają blogi, żeby szukać inspiracji i rozwijać swoje biznesy. Dlaczego Ty masz tego nie robić? Zapisz się na newsletter aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach (bez spamu)!
