Jak Zorganizować Przetarg? - profesjonalnezakupy.pl

W zakresie podstawowych obowiązków każdego działu zakupów jest organizacja przetargów lub inaczej konkursów ofert (na potrzeby tego artykułu będę posługiwał się nimi naprzemiennie). Jak wspominałem w jednym z wcześniejszych wpisów, określenie “przetarg” z reguły używane jest dla postępowań podlegających pod prawo zamówień publicznych. Nie mniej zwyczajowo używa się go, także w sektorze prywatnym.

Przetarg jest czymś więcej niż jedynie odpytaniem dostawców o wycenę. To wspomniane “więcej” wiąże się z dużym nakładem pracy włożonym w cały proces po obydwu stronach postępowania (kupiec – sprzedawca). Dlatego konkurs ofert należałoby traktować jako projekt, który powinien odbyć się według ustrukturyzowanego planu.

Skoro tutaj trafiłeś, to prawdopodobnie chcesz pogłębić swoje aktualne umiejętności lub stanąłeś przed wyzwaniem zorganizowania swojego pierwszego przetargu. Tak czy inaczej postaram się pomóc i liczę, że ten artykuł będzie dla Ciebie wartościowy. Pamiętaj jednak, iż poniższy tekst dotyczy postępowań organizowanych w prywatnch przedsiębiorstwach. Gdzie w przeciwieństwie do placówek publicznych mamy nieco większa dowolność.

Uwaga nowość, wpis dostępny jest też w formie podcastu, czyli wersji audio. Znajdziesz go na wszystkich platformach oferujących opcję podcastu łącznie z Youtube.

Oto pięć podstawowych etapów dobrze zorganizowanego przetargu!

1. Zebranie informacji wraz z dokumentacją

Niestety faza przygotowania zapytania ofertowego jest najbardziej czasochłonna, nie należy się jednak spieszyć. Dobrze wykonana praca na tym etapie pozwoli zaoszczędzić czas i nerwy w późniejszych fazach projektu. Im więcej szczegółów podamy dostawcom, tym dokładniejsze uzyskamy odpowiedzi.

Wnioskodawcą zapotrzebowania zapewne będzie klient wewnętrzny (osoba z innego działu), dlatego też należy ustalić z nim wszystkie podstawowe informacje:

Dział i osoby związane z projektem
Cel i rodzaj postępowania (jednorazowy, powtarzalny)
Ilość kupowanych przedmiotów
Budżet
Osoby odpowiedzialne za przygotowanie specyfikacji
Specyfikacja techniczna i jej podstawowe elementy
Kryteria wyboru
Pozostałe dokumenty przetargowe tj. prezentacje, kosztorysy do wyceny RFQ, zeszyty wymagań itd.
Harmonogram

Na etapie przygotowywania dokumentacji, warto zwrócić się także bezpośrednio do dostawców. Po pierwsze, aby poinformować o planowanym zapytaniu, co w rezultacie ułatwi dostawcy zorganizowanie pracy oraz bezsprzecznie pozwoli, na unikniecie efektu zaskoczenia. Po drugie, jeżeli nie posiadamy specyfikacji lub listy preferowanych firm, przede wszystkim warto skorzystać z dokumentu RFI (Request for Information), który pomoże w rozeznaniu rynkowym.

Przygotowałem gotowy plik z listą pytań do klienta wewnętrznego. Kliknij obrazek poniżej, aby pobrać dokument.

Harmonogram przetargu

Ustalając harmonogram najkorzystniej z góry zarezerwować daty w kalendarzu wraz z salkami firmowymi. Oczywiście w zależności od rodzaju kupowanych dóbr lub usług, harmonogram będzie się różnić. Jednakże w każmy przypadku warto nakreślić:

Termin zbierania informacji i dokumentacji przetargowej (zarówno wewnętrznej, jak i od dostawców RFI)
Datę rozpoczęcia postępowania
Spotkania wyjaśniające z dostawcami
Czas dla dostawców na zadawanie pytań
Termin składania ofert
Rundę spotkań doprecyzowujących/negocjacyjnych
Ostateczny termin składania ofert
Datę poinformowania dostawców o decyzji
Przewidywany czas wdrożenia

Dokumentacja przetargowa

Przygotowane informacje postępowania przetargowego dobrze zebrać w całość. W tym celu można wykorzystać jeden kompleksowy plik RFQ (czym jest i co powinien zawierać pisałem w tym artykule) lub wysłać zapytanie jako zbiór poszczególnych elementów. Z pewnością musimy pamiętać, aby dokumenty były w miarę możliwości w formatach nieedytowalnych PDF lub innych z włączoną funkcją śledzenia zmian.

Przykładowa dokumentacja przetargowa:

DOKUMENT	OPIS
Zeszyt wymagań	Opis i zakres przetargu Warunki ogólne i cenowe Wymagania formalno – prawne Kryteria wyboru i ich wagi Harmonogram
Formularz wyceny RFQ lub RFP	Jeżeli nie korzystamy z platformy zakupowej, to prawdopodobnie będzie to plik Excel. Jest to najważniejszy dokument do wypełnienia przez dostawcę. Dobrze, żeby zawierał z góry zdefiniowane komórki do wyceny. Narzucenie jednakowego standardu wszystkim, ułatwi późniejsze porównanie ofert.
Wzór umowy	Możemy wysłać dostawcom, wzór umowy do wcześniejszego zapoznania się z nim. Umowa powinna zawierać opis zobowiązań Twoich i dostawcy. Wedle tego wzoru zostanie podpisana finalna umowa. Zwróć uwagę nie tylko na obowiązki SLA, ale również wysokość kar umownych.
Specyfikacja techniczna	Dostawcy nie mając wystarczającej ilości informacji zawartych w specyfikacji technicznej, ryzyko zazwyczaj wkalkulowują w ofertę. Warto zatem zadbać o szczegółowe dane.
Procedura zakupowa i ogóle warunki współpracy	Jeżeli posiadasz tego typu dokument należy go załączyć do postępowania.
Wymagania BHP	Te wynikające z ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz specyficzne dla Twojego przedsiębiorstwa.
Inne	Mogą to być zdjęcia i filmy poglądowe, zbiór najlepszych praktyki, kodeks etyczny itp.

2. Wysłanie RFQ do dostawców

Teraz nadszedł czas na wysłanie zaproszenia do dostawców. W przypadku większości zapytań najlepiej wytypować nie więcej niż sześć maksymalnie osiem firm. Celem zachowania wysokich standardów, zadbaj o:

Anonimowość dostawców, tak aby nie dowiedzieli się o swojej konkurencji zaproszonej do przetargu (w tym celu można wpisać adresy email w polu UDW, lub wysłać w oddzielnych wiadomościach).
Ustawienie wysokiego priorytetu wiadomości.
Zaznaczenie wymagania potwierdzenia otrzymania i odczytania wiadomości.
Wysłanie wiadomość do dostawców w tym samym czasie, tak aby każdy z nich miał jednakowy czas na przygotowanie oferty.
Ustalenie wystarczająco dużej ilości czasu na przygotowanie oferty. W zależności od stopnia skomplikowania może to być nawet kilka tygodni (uwzględniając poszczególne etapy z harmonogramu).
W przypadku pytań, udostępnienie odpowiedzi wszystkim uczestnikom.

Podczas całego procesu bardzo ważne jest utrzymanie równych szans. Zadawaj wszystkim te same pytania oraz udostępniaj te same informacje. Po otrzymaniu odpowiedzi dobrą praktyką jest potwierdzenie ich otrzymania. Przechowuj dane o ofertach dostawców w ścisłej tajemnicy.

3. Zebranie i analiza ofert

Czas poświęcony na etapie przygotowania dokumentacji przetargowej teraz się nam opłaci. Ponieważ z góry narzuciliśmy dostawcom formularz wyceny, tym samym powinniśmy otrzymać spójne kosztorysy. W stosunkowo łatwy i szybki sposób możemy porównać oferty, dokonując oceny i wyboru. Na tym etapie należy, także skorzystać z wcześniej przygotowanych kryteriów wyboru, czyli tak zwanej karty oceny (scorecard). Ponadto warto dokonać krótkiego podsumowania z kluczowymi informacjami w formie notatki, zawierającej liczbę otrzymanych ofert, z podziałem na firmy zakwalifikowane do rundy negocjacyjnej. Nie może zabraknąć powodów, dlaczego inne zostały zdyskwalifikowane.

W ramach rund negocjacyjnych wypada zorganizować spotkania z wybranymi sprzedawcami lub telefonicznie “doprecyzować” ofertę. Negocjacje zawsze warto przeprowadzić!

Nasz ostatecznym wybór zapewne padnie na dostawcę, który zaoferował najlepszą cenę i warunki. Pamiętaj jednak, aby dokładnie zapoznać się z wszelką dołączoną dokumentacją. Kluczowe informacje mogą być zawarte w liście przewodnim lub streszczeniu.

Po dokonaniu wyboru zarchiwizuj całą dokumentację przetargową, złożone oferty wraz z ich zestawieniem, kartę wyboru, oraz wiadomości o wynikach. Dane te zapewniają przejrzystość i będą mogły być wykorzystane w przyszłości przy organizacji kolejnych przetargów oraz na potrzeby audytu (jeżeli taki występuję w Twojej firmie). Oczywiście, jeżeli korzystamy z platformy zakupowej, to wszystkie te działania niejako zostaną wykonane za nas. Jednakże z doświadczenia wiem, iż programy zakupowe nie są jeszcze standardem w Polskich firmach, dlatego przypominam, na co zwrócić uwagę.

4. Finał przetargu i wdrożenie

Jeżeli podjęliśmy finalną decyzję, należy poinformować dostawców o naszym wyborze. Zarówno firmę, która wygrała jak te, które nie zostały wybrane. Aby został ślad po naszym działaniu, wyślijmy formalną wiadomość do dostawców, z podziękowaniem za udział w przetargu, informacją o wynikach, oraz wskazaniem daty kontaktu telefonicznego w celu dokładniejszego omówienia przyczyny. Pamiętajmy, że dostawcy poświecili czas i pieniądze na przygotowanie oferty. Wobec tego okażmy im szacunek i poświęćmy odrobinę czasu na zakończenie postępowania. Prawdziwego kupca poznaje się po tym, jak kończy, a nie jak zaczyna 😉

Z dostawcą, który wygrał postępowanie najlepiej umówić spotkanie wdrożeniowe, podpisując na nim umowę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

Dobrą praktyką po zakończeniu przetargu, jest przygotowanie krótkiej prezentacji, zawierającej wszystkie kluczowe informacje:

Stan sprzed przetargu
Listę zaproszonych dostawców
Złożone oferty wraz z ich porównaniem
Wyniki rundy negocjacyjnej ze wskazaniem zwycięzcy
Rezultat – oszczędności
Plan wdrożeniowy

Tak skonstruowana prezentacja przyda się na spotkanie z zarządem.

5. Przegląd i ocena przetargu

Po podpisaniu umowy i wdrożeniu dostawcy dobrze jest ustawić przypomnienie o okresowej ocenie dostawcy. Niewątpliwie takiej oceny należy dokonywać w interwałach czasowych np. co sześć miesięcy lub co roku. Okresowa ocena dostawcy jest kluczową częścią cyklu życia zamówień.

Podczas oceny dostawcy będziemy sprawdzać, czy:

Dostawca spełnia wymagania i założenia ustalone na etapie przetargu?
Otrzymujesz wartość, na którą liczyłeś?
Relacje z dostawcą są w porządku?
Jeżeli coś było nie tak, jeśli sprzedawca otrzymał informacje zwrotne, czy wprowadził zmiany?
Rynek się zmienił i inni dostawcy oferują teraz bardziej konkurencyjne ceny?

Podsumowanie

Reasumując, liczę na to, że przygotowane opracowanie pomoże wam przeprowadzić swój pierwszy przetarg lub sprawi, że poprawicie swoje dotychczasowe przyzwyczajenia. W mojej ocenie kluczowym elementem jest szczegółowe przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz zadbanie o transparentność i wysoki standard procesu. Daj znać w komentarzu, co w Twoim odczuciu jest najważniejsze przy organizacji przetargu/konkursu ofert. Pamiętajcie, że wyżej przytoczone przykłady są jedynie propozycją z mojej strony. Każdy projekt należy traktować indywidualnie. Zatem zaproponowane rozwiązania, pytania i przykłady mogą różnić się w zależności od danego postępowania zakupowego. Jeżeli potrzebujesz pomocy w organizacji przetargu, zapraszam do kontaktu.

Powyższy artykuł był dla Ciebie pomocny? Zachęcam do sprawdzenia pozostałych wpisów:

Kupcy i eksperci związani z łańcuchem dostaw czytają blogi, żeby szukać inspiracji i rozwijać swoje biznesy. Dlaczego Ty masz tego nie robić? Zapisz się na newsletter aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach (bez spamu)!