Procurement vs Purchasing - profesjonalnezakupy.pl

Wiele osób używa tytułowych terminów „PROCUREMENT i PURCHASING” zamiennie, tymczasem pomimo podobieństwa mają one odmienne znaczenia. Co więcej, różnią się ogólnymi intencjami, celami, oraz zadaniami wykonywanymi w ramach poszczególnych z nich.

W jednym z poprzednich wpisów, wyznaczając 5 Podstawowych Kroków do Lepszego Zrozumienia Profesjonalnych Zakupów, wspominałem już o ich podstawowych różnicach. Jednakże w tym artykule, rozszerzymy jeszcze nieco zagadnienie.

Artykuł dostępny jest, także w formie podcastu, czyli wersji audio. Znajdziesz go na wszystkich platformach streamingowych łącznie z Youtube:

Podział wynikający z procesu zakupowego

Działy zakupów we współczesnych firmach muszą mierzyć się z wieloma trudnościami, gdyż pełnią wielozadaniowe funkcje. Zakupy obejmują zarówno analizę rynku i wydatków, kreowanie strategii, organizowanie konkursów ofert, negocjacje, jak i wystawianie zamówień, na płatnościach kończąc.

Kompleksowość procesu zakupowego, naturalnie wymusiła podział poszczególnych etapów pracy zakupowej na dwie grupy działań. W związku z czym, zakupy dzielimy na:

Strategiczne (PROCUREMENT) i Operacyjne (PURCHASING).

PROCUREMENT definicja

PROCUREMENT – ZAKUPY STRATEGICZNE definiuje się jako działania poprzedzające zawarcie umowy kupna związane z nabywaniem produktów lub usług. W głównej mierze odpowiadają za „zarządzanie zakupami”, czyli wyznaczanie odpowiednich strategii zakupowych dla danych kategorii, wykorzystując do tego wszelkiego rodzaju analizy, narzędzia i metody pozwalające osiągać maksimum korzyści.

Do głównych zadań pracowników strategicznych działów zakupów (PROCUREMENT) należeć będzie:

Badanie rynku (benchmarking oraz sprawdzanie trendów)
Analiza wydatków
Kreowanie strategii dla danych kategorii zakupowych
Wyszukiwanie potencjalnych dostawców
Tworzenie preferowanej listy partnerów biznesowych
Przygotowanie i przeprowadzenie konkursów ofert
Przyjmowanie i ocena ofert
Negocjacje i wybór odpowiedniego dostawcy
Opracowywanie i zarządzanie umowami
Zarządzanie relacjami z dostawcami

PURCHASING definicja

PURCHASING – ZAKUPY OPERACYJNE w ich roli są działania operacyjne związane z nabywaniem towarów i usług wymaganych przez organizację. Ten proces obejmuje w głównej mierze wykonywanie zamówień wraz z ich odbiorem i realizacją płatności.

Poniżej lista podstawowych obowiązków należących do pracowników działów operacyjnych (PURCHASING):

Planowanie i kontrola stanów magazynowych
Wystawianie zamówień do dostawców, wykorzystując w tym celu systemy ERP lub platformy zakupowe
Monitorowanie dostawców sprawdzając, czy spełniają uzgodnione wcześniej warunki handlowe – czasy realizacji, jakość produktów, oraz dokładność dostawy
Przyjęcie towaru
Zgłaszanie ewentualnych reklamacji
Dbanie o prawidłowy przebieg dokumentów
Płatności, oraz sprawdzenie i opisanie faktur

Jak nazywamy specjalistów pracujących w konkretnych działach?

Mnogość określeń związanych z pracą “zakupowca” może przyprawiać o ból głowy – sprawdź 99 nazw specjalisty ds. zakupów. Skutkiem tego nomenklatura nazewnictwa stanowisk zawodowych, również często bywa nieadekwatna. Z doświadczenia wiem, iż w części ogłoszeń panuje w tej kwestii przysłowiowa “wolna amerykanka”.

Nie mniej w rozwiniętych organizacjach przeważnie pozycje o przypisanej konkretnej roli (strategicznej lub operacyjnej), nazywane są zgodnie z poniższą grafiką:

Kluczowe różnice i podsumowanie

Zasadniczo rozróżnienie między jednym a drugim pojęciem, może być sytuacyjne. Często w przypadku mniejszych firm, gdzie nie ma wystarczającej liczby pracowników, nie ma powodu, aby dokonywać jakiegokolwiek podziału. Pracownik w dziale zakupów musi zrobić wszystko, co konieczne, aby wykonać zadanie. W małej firmie pracownicy zazwyczaj pełnią kompleksowe funkcje “dwa w jednym”.

Inaczej w przypadku dużej korporacji, gdzie dział strategiczny (PROCUREMENT) przeprowadzi proces wyceny, wyselekcjonuje i skontroluje odpowiedniego dostawcę, oraz wynegocjuje warunki i umowę. Dział operacyjny (PURCHASING) może następnie składać zamówienia na podstawie zawartej umowy, śledzić wydajność dostawcy i zajmować się codziennymi problemami związanymi z dostawą, jakością i wszystkim innym. W niektórych przypadkach, obowiązki działu operacyjnego, może pełnić klient wewnętrzny np. osoba z działu marketingu.

Zatem PROCUREMENT wyznacza działania długoterminowe definiowane jako bardziej strategiczne. Natomiast PURCHASING egzekwuje ustalenia w codziennych czynnościach transakcyjnych.

Spotkałem się kiedyś z twierdzeniem, iż w amerykańskim angielskim, pojęcia definiowane są dokładnie odwrotnie. Co zdaje się potwierdzać definicja znaleziona na Wikipedii. Zatem należy pamiętać, iż rozmawiając z obywatelami tamtego regionu świata, określając strategiczne czynności, lepiej używać słowa sourcing.

Jak widzisz praca kupca i pojęcia z nią związane, bywają problematyczne. Liczę na to, że moje artykuły pozwolą Ci lepiej zrozumieć poszczególne terminy, co przełoży się na poprawę Twoich dotychczasowych błędnych przyzwyczajeń (jeśli były błędne). Jeżeli potrzebujesz pomocy lub dodatkowych wyjaśnień, zapraszam do kontaktu.

Powyższy artykuł był dla Ciebie pomocny? Zachęcam do sprawdzenia pozostałych wpisów:

Kupcy i eksperci związani z łańcuchem dostaw czytają blogi, żeby szukać inspiracji i rozwijać swoje biznesy. Dlaczego Ty masz tego nie robić? Zapisz się na newsletter, aby otrzymywać powiadomienia o nowych artykułach (bez spamu)!